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Instrumento

3.1 DEFINICIÓN

3.2 DE USO MÁS FRECUENTE

3.3 ORIENTACIONES PARA SU USO DE APLICACIÓN

CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA

 

UNIDAD III. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS  PARA LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Ahora que ya conocemos la definición de Detección de Necesidades, y sus principales objetivos y métodos, tenemos que saber cuáles son las técnicas e instrumentos que más se utilizan para en el proceso de detección  de necesidades, así como cual es la orientación que se le tiene que  dar a cada técnica.

3.1 DEFINICIÓN

Una técnica o instrumento es un procedimiento de reglas o normas que busca objetivos determinados, sea en cualquier área tecnológica, científica o bien a nivel organizacional. También es aquella que proporciona  los recursos indispensables  como el de información, y  exanimación en el desarrollo del proceso de detección de necesidades, algunos de los puntos indispensables para la obtención de la información  del diseño de las técnicas, se enlistan a continuación:

o   Nivel ocupacional al que se va evaluar, este va dirigido a todo tipo de nivel organizacional, comenzando desde los directivos, gerentes o mandos medios, área administrativa y operativo.

o   Número de personas, se acondiciona por áreas y se realiza el conteo de todos y cada uno de los colaboradores que asistirán al programa.

o   Recursos humanos, define los recursos materiales, financieros y temporales que se tienen destinado para los colaboradores que asistirán a dicho programa.

Ahora hay que tomar en cuenta lo que son los requerimientos del personal  para manejo de la información, donde los colaboradores deben cumplir con:

v  Tener conocimientos de la información que se les proporcionara

v  Comprender la información que se proporciona

v  Hacer uso de la información que se les brinda

v  Contribución a la ampliación de información

A continuación se presenta un listado de técnicas para el  desarrollo de la DNC:

Ø  Análisis de tareas por medio de lista de cotejo.

Ø  Análisis documental, como expedientes, manuales de puesto, función o procedimiento, o reportes

Ø  Análisis grupales

Ø  Conferencia de búsqueda

Ø  Encuesta

Ø  Escala estimativa de desempeño

Ø  Grupos binarios

Ø  Inventario de habilidades

Ø  Lluvia de ideas

Ø   Escala estimativa de actitudes

Ø  TKJ (planeación prospectiva)

3.2 DE USO MÁS FRECUENTE

Ahora las técnicas que más se utilizan dentro de una organización, se presentan a continuación, cada una de ellas contienen estrategias innovadoras:   

ü  CONFERENCIA DE BUSQUEDA, es aquella conversación entre dos o más personas para tratar puntos importantes, esta técnica tiene como objetivo analizar los problemas o casos más específicos que van permitir esclarecer los problemas entre los trabajadores, la falta de conocimientos o bien la empatía que llega surgir en el ambiente.

ü  KJ O TKJ (planeación prospectiva), es un proceso continuo  de cuyas modificaciones van en  función directa de los cambios observados; en esta técnica se tiene como objetivo indagar la información con bases científicas y sistemáticas, para poder orientar hacia una mejor solución de problemas.  

ü  CUESTIONARIO, es un documento formado por un conjunto de preguntas que deben estar redactadas, durante esta técnica se pretenden obtener la información con puntos de vistas considerados, con el fin de obtener datos estadísticos como la media que es el promedio, mediana y moda de las variables.

ü  ESCALA ESTIMATIVA DE ACTITUDES, su objetivo primordial es de medir las actitudes que presenta la población determinando y ejecutando las deficiencias que estén presentes.

ü  ENTREVISTA, es un hecho que se realiza para entablar un diálogo, su  objetivo que más destaca es el de identificar las DNC, por medio de preguntas que resultaran prescindibles para un cambio efectivo en los problemas presentes.

3.3 ORIENTACIONES PARA SU USO DE APLICACIÓN

Los puntos importantes que se proponen para una óptima orientación se basarán en las técnicas que se utilizan con más frecuencia, por otra parte se requieren criterios fundamentales, como el de conocer el  grado de deficiencia que presenta los problemas detectados, y es por medio del uso que se de, proporcionar una aplicación adecuada.

ü  CONFERENCIA DE BUSQUEDA.

 Su uso de aplicación comienza por el primer criterio que es el de características:

 Deben de llevarse a cabo en un lugar donde no se encuentren distracciones, y se pueda trabajar al 100%. El tiempo que se propone es de 3 a a5 días, y los trabajadores que participen no deben de tener precisamente experiencia en la información, sino más bien se pretende que la información que se les está transmitiendo sea analizada, comprendida y aplicada. 

Segundo criterio es el de Síntesis del procedimiento y se toma en cuenta:

*Que los participantes compartan sus puntos de vistas que para ellos sean los más importantes tomando puntos del pasado que puedan influir en un futuro predeterminado.

*Elaboración de los posibles escenarios que se pretenden alcanzar

*Identificación de las nuevas deficiencias que puedan surgir durante  su período de práctica

*Darle un enfoque a los problemas más sobresalientes, en donde los colaboradores deberán representar con  alguna imagen o descripción alusiva al problema presente.

*Realizar los objetivos concretos que sirvan de apoyo para alcanzar una solución acorde.

Tercer criterio es el de las Aplicaciones:

*En donde se analizan los posibles escenarios a futuro

*Proposición de hipótesis en donde se identifiquen posibles soluciones, anulaciones o alternativas que se presentan depende la situación.

Cuarto criterio es el de las Limitaciones:

Para que se de una planeación cuidadosa y detallada se requiere trabajar conjuntamente con los procesos de organización equilibrados, en donde se tenga variedad de tendencias.

Y también se tiene que prever con cuanto recurso económico se cuenta, y dentro de esto se encuentra los alimentos, alquiler, estancia, etc.

 

ü  KJ O TKJ

El procedimiento para su uso de aplicación depende de:

+La definición concreta y detallada de la información que se va investigar y analizar.

+La realización de fichas en donde se precisa las variables que se atienden y las que se han dejado pasar, esto es elaborado por cada colaborador.

+La agrupación de las fichas y se exponen delante del grupo.

+La detección de los grupos donde concurren más deficiencias, y tienen que ser atendidos a la brevedad posible.

+Los resultados de estas actividades, o bien la aplicación de otras técnicas como la Conferencia de Búsqueda se utilizan para atender los problemas se detectan.

Sus Aplicaciones:

+Identificación de  la realidad por medio del análisis

+Detección y determinación de las estrategias principales con las que se van a trabajar

+Especificación de los planes y acciones, de acuerdo a sus objetivos particulares y específicos. 

Sus Limitaciones se utilizan en:

+Los individuos que integran el curso deben de estar inmersos en el manejo y análisis de la información, donde se pretende la participación de los asistentes. Esto va a permitir llegar a concretar con mejor exactitud la problemática.

+ Gran parte del problema se moldeara por las hipótesis que resulten como vivencias reales de los participantes.

+Se realizan conjugaciones de las experiencias de los colaboradores como parte del procedimiento de DNC.

ü  CUESTIONARIO

Su procedimiento de uso consiste en:

+Determinar las variables de la problemática

+Formulación de cada una de las preguntas con sus respectivas respuestas lo más apegadas a la realidad.

+Seleccionar las respuestas más pertinentes

+Conjuntar las preguntas y respuestas seleccionadas, para poder formar el cuestionario.

+Revisión  minuciosa del cuestionario para detectar posibles fallas de redacción o contenido.

+Aplicación del cuestionario a los colaboradores del programa

+Obtención de los resultados del cuestionario, para registrar en hojas de cálculo y poder proporcionar las medidas pertinentes.

+Formulación  de las opiniones personales de cada colaborador.

Sus Aplicaciones se basan en:

+Tomar en cuenta que  hay  herramienta suficiente para llevar a cabo el procedimiento de datos.

+En el requerimiento de cada una de las opiniones personales

Sus limitaciones se utilizan cuando:

+Se requiere de personas expertas en la elaboración y análisis de los reactivos.

+Se realiza la aplicación de los cuestionarios de manera que el contenido pasa de  cualitativa a cuantitativa, finalizando con  la opinión de cada participante.

+Se produce un ambiente confortable  y confiable entre los participantes, en cuanto a las respuestas se mantienen en anonimato.

ü  ESCALA ESTIMATIVA DE ACTITUDES

Su orientación va determinar hacia donde se pretende dirigir y con qué actitud se va realizar dicha acción.

Su procedimiento de uso se promueve por:

+Muy parecido a la técnica de cuestionario solo que los enunciados van a tener variables tanto positivas como negativas que se identificaron durante el proceso.

+En cada pregunta se tiene opciones de respuestas que se manejan desde un acuerdo hasta un desacuerdo completo.

+Es importante dejar en claro  cuáles van las ser las indicaciones a los participantes, para no cometer errores durante la realización.

+Se finaliza con la captura de respuestas, obteniendo  la gráfica de actitudes total

Su aplicación:

 +Se basa en la medición de actitudes posibles o de la realidad

Su limitación:

+Está requiere al igual que la técnica de cuestionario, de recurso de tiempo. En este tipo de técnica no es necesario que la elaboren expertos en la materia ya que es fácil de hacer.

+Igual que el cuestionario su propósito es el de producir un ambiente agradable y confiable entre los capacitadores y los participantes, y las respuestas se mantienen en anonimato.

ü  ENTREVISTA

Está técnica a aparte de ser la más utilizada en la DNC, la ventaja es que su duración es de unos cuantos minutos, pero no obstante se debe de tomar en cuenta que para que resulte efectiva debe depender de 5 aspectos fundamentales, partiendo de la identificación de necesidades, ya está se le asignas técnicas adicionales, como:

+El rapport, se busca la identificación entre el entrevistado y el entrevistador, donde el entrevistador muestre características como su identidad, transferencia y confianza. Posterior a esta identificación se comienza a da un acercamiento en donde ambos se comparten intereses y surge el logro del objetivo, que es el de brindarle mayor información  yo como entrevistador  al participante (el entrevistado).

+El desarrollo es preciso saber dirigir al participante hacia los objetivos que se quieren alcanzar, de este modo con algunos caracteres considerando, la autoestima del participante, que tanto interés por cubrir la necesidad, la comunicación y el logro de retroalimentación, el respaldo y el final del proceso. Parte esencial es  lograr  el avance de hacia qué dirección voy a tomar.

+La cima, es importante haber implementado un clima agradable desde el inicio para que así se obtengan los resultados buscados y requeridos.

+El cierre, los entrevistadores toman en cuenta el cierre global l (finalizando la entrevista), cierre parcial (se dejan espacios fragmentados,  para una posible comunicación, evaluación y seguimiento de objetivos, aquí la tarea primordial es realizar un listado e errores y aciertos que se tuvieron durante la entrevista, e ir tomando lo mejor de cada una de los puntos, e ir orientando para dar  alternativas satisfactoriamente, que den buenos resultados. 

 

CONCLUSIÓN

Considero que la parte medular de Programa de Capacitación, son las técnicas e instrumentos que son utilizados para DNC, pese a que  son diversos,  hay que ver que a la hora de darles una utilidad y orientación, solo son pocos los que se pueden manejar con mayor facilidad, y los que pueden alcanzar a  dar solución a pruebas y necesidades mayores.

Es por eso que es fundamental conocer bien sus objetivos, características, y aplicaciones de dichas técnicas, como también dependerá del grupo de capacitadores que intervendrán en la aplicación, y si es que algo no logran equilibrar todo se vendría al suelo.

Y bueno no ir tan lejos cuando suele pasar en organizaciones de “prestigio”, en donde se les pide capacitar a un grupo de gente para generar cambios y lo único que se ocasiona es generar más deficiencias dentro de la organización, y un ejemplo no muy alejado de la realidad es Aurrera, pese a que existan programas para capacitación, los trabajadores se inscriben por obligación o van con las peores ganas de entender, y quedan peor, ofreciendo el igual o el peor servicio en  a la hora de atender situaciones difíciles.

BIBLIOGRAFÍA

[1]  www.miespacio.org/cont/invest/diagno.htm

[2] Español www.huthwaite.com.mx. Organización / In Company Desarrolle su Fuerza de Ventas

[3] http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/3642/La-capacitaci%C3%B3n-en-la-empresa